Mapea tu catálogo real

Antes de tocar software, lista los productos que cotizas más del 80% del tiempo: dípticos, trípticos, tarjetas, flyers, lonas, libros, banners, camisetas… Para cada uno, anota: medidas estándar, soportes habituales, máquinas que usas, acabados típicos.

Este ejercicio es el que diferencia automatizar bien de automatizar mal. Las imprentas que se saltan este paso terminan con un sistema que cubre el 30% de sus trabajos y meten el resto a mano.

Sistematiza tus tarifas internas

Pon números claros a cada coste:

• Coste por hora de cada máquina (offset, digital, plotter, plancha, plegadora, etc.).
• Coste por m² o por hoja de cada soporte (papel, vinilo, lona, cartulina).
• Coste por color, por pasada o por clic.
• Coste por acabado (laminado, troquel, encuadernación, hendido…).
• Coste de mano de obra por puesto y por hora.

Si llevas años cotizando "a ojo", esta es la parte que más cuesta. También la que más dinero te devuelve.

Define tus reglas de margen

Decide qué margen mínimo aceptas y qué escalado aplicar por tirada y por cliente. Ejemplos típicos:

• Margen mínimo del 25% en cotizaciones rápidas.
• Margen objetivo del 35% para clientes recurrentes.
• Descuento del 10% al superar 5.000 unidades.
• Recargo de urgencia del 30% para entregas en 24h.

Una vez codificadas, el sistema las aplica sin que el comercial lo olvide.

Elige una herramienta especializada

Un Excel "automatizado" no es automatización: es una bomba de tiempo. Lo que necesitas:

• Software cloud, accesible desde cualquier dispositivo.
• Catálogo configurable con tus productos, soportes y máquinas.
• Cálculo automático de aprovechamiento, demasías y acabados.
• Generación de PDF con tu marca y datos del cliente.
• Conversión de presupuesto a orden de trabajo y a factura sin retiparlo.

CotizaPrint cubre todos esos puntos por defecto, sin consultoría externa.

Migra datos progresivamente

Error común: meter "todo el histórico de Excel" el primer día. Mal. Empieza por los 10 productos más cotizados, valida el sistema con cotizaciones reales una semana, ajusta fórmulas si hace falta, y solo entonces extiende el catálogo.

Forma al equipo en bloques cortos

Tres sesiones de 30 minutos suelen funcionar mejor que una de 3 horas. Bloques:

• Bloque 1: cotizar un trabajo conocido en el software (no más).
• Bloque 2: convertir presupuesto en orden de trabajo y enviar al taller.
• Bloque 3: facturar, marcar cobrado, consultar histórico del cliente.

Mide el resultado el primer mes

Para saber si la automatización funciona, mide:

• Tiempo medio para emitir una cotización (objetivo: bajar de 15 min a menos de 5).
• Número de cotizaciones por comercial (objetivo: subir un 50%).
• Tasa de conversión cotización → pedido (debería mejorar al responder antes).
• Margen medio real vs margen previsto (las fugas se ven).