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Compras y pedidos a proveedor: del pedido de papel a la factura, sin teclear
CotizaPrint cubre el ciclo completo de aprovisionamiento de una imprenta: pedido al proveedor, envío, recepción total o parcial y factura. Al recibir la mercancía el stock entra solo y el coste real del material se actualiza. Y las facturas de proveedor no hay que teclearlas: se sube el PDF o una foto y el sistema extrae los datos.
Ver una demo Todas las funcionesSubir la factura del proveedor en lugar de teclearla
Registrar el gasto es de las tareas más ingratas de la administración de una imprenta: muchas facturas pequeñas, de muchos proveedores, con formatos distintos. En CotizaPrint se suben en bloque, en PDF o en foto, y el sistema extrae automáticamente el proveedor, las fechas, la base, los impuestos y las líneas.
El resultado queda como borrador para revisar: nada se registra sin que le des el visto bueno. Puedes corregir lo que haga falta, asignar la categoría fiscal y vincular cada línea con el artículo del catálogo.
- Vincular la línea al artículo actualiza su coste, de modo que los presupuestos futuros calculan con el precio real de hoy.
- La entrada de material suma existencias en el inventario.
- Cada factura queda con su categoría de gasto y su IVA deducible, listo para la gestoría.
El ciclo del pedido de compra, de principio a fin
| Paso | Qué ocurre |
|---|---|
| Pedido | Se crean las líneas con los artículos del catálogo y su tarifa de proveedor, o líneas libres. También puede rellenarse solo con lo que está bajo mínimo. |
| Envío | El pedido se manda al proveedor en PDF por correo desde la propia pantalla. |
| En camino | Lo pedido cuenta como stock entrante: el inventario ya sabe que ese material está de camino y no lo vuelve a pedir. |
| Recepción | Se confirma la entrega completa en un clic, o se recibe parcialmente en varias veces si el proveedor sirve a plazos. El stock entra al recibir. |
| Factura | El pedido se convierte en factura de compra, cuadrando lo pedido con lo recibido y con el precio real facturado. |
Por qué esto cambia el margen de los trabajos
En muchas imprentas el precio de venta se calcula con un coste de material que se actualizó hace meses. Cuando el papel sube, el presupuesto sigue saliendo con el coste viejo y el margen se come la diferencia sin que nadie lo vea.
Coste siempre vigente
Cada compra registrada actualiza el coste del material, y ese coste es el que usa el cotizador.
Tarifas por proveedor
Precio, cantidad mínima y plazo de cada proveedor por artículo, con proveedor preferente.
Gasto ordenado
Facturas de compra con su categoría fiscal e IVA, listas para el informe trimestral.
Sin doble captura
Registrar la compra ya mueve el inventario. No hay un almacén paralelo que cuadrar.
Preguntas frecuentes
¿Hay que teclear las facturas de los proveedores?
No hace falta. Se sube el PDF o una foto y el sistema extrae proveedor, fechas, importes, impuestos y líneas, dejando un borrador que se revisa antes de registrar.
¿Qué pasa si el proveedor solo me sirve la mitad del pedido?
Se registra una recepción parcial: entra en stock lo que ha llegado y el pedido queda pendiente por el resto, que se recibe más adelante.
¿El pedido de compra suma stock antes de llegar?
No suma saldo real, pero cuenta como stock entrante para que el inventario sepa que ese material está en camino y no proponga volver a pedirlo.
¿Puedo pedir automáticamente lo que está bajo mínimo?
Sí. Desde el inventario se generan los pedidos de reposición agrupados por proveedor, con el déficit real de cada artículo y descontando lo que ya está pedido.
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